Zelf het stuur pakken in plaats van afwachten wat er op je afkomt

Aflevering #4 uit de serie zomerspecials over Communiceren met focus - 7 augustus 2022

Een veel gehoorde verzuchting in communicatieland is dat we ‘niet op tijd aan tafel zitten.’ De vraag is wat je zelf kunt doen om dat te voorkomen? Lezen jullie bijvoorbeeld als team het bestuursakkoord en vertalen dat naar communicatieprioriteiten? Actualiseren jullie de prioriteiten aan de hand van de jaarlijkse begroting? Is je accountmanagement op orde, zodat je weet wat er bij het bestuur en in de organisatie speelt?

Dé manier om op tijd aan tafel te komen is te weten wat er op je af komt en daar zelf afstemming over organiseren. In de vorige aflevering van deze zomerspecials beschreef ik hoe je de stap maakt van bureaumodel naar focusmodel en bepaalt wat de communicatieprioriteiten zijn. Als je dat doet op basis van coalitieakkoord en begroting, dan moeten vakafdelingen of projectorganisaties wel van hele goede huize komen om onverwacht iets groots uit de hoge hoed te toveren. En als dat gebeurt (want ja, dat gebeurt in de praktijk toch!) heb je alle argumentatie in handen om extra capaciteit te claimen of het qua verantwoordelijkheid terug te duwen naar de organisatie.

Voor een aantal teams of aantal mensen in een team kan dit heel spannend zijn. Bijvoorbeeld omdat ze twijfelen of deze houding wordt geaccepteerd door collega’s of bestuurders.

Wat helpt is het creëren van een veilige omgeving om zaken bespreekbaar te maken en te houden. Het is voor iedereen een nieuwe manier van werken. Voor team Communicatie én de organisatie. Ja, het levert wrijving en ongemak op. Soms zelfs wanhoop en tranen. Maar dat doet doorrennen in de waan van de dag ook.

Dus heb moed en pak het stuur!

Hartelijke groeten,

Renata

Door focus te kiezen zit je op tijd aan tafel

Zelf het stuur pakken betekent verantwoordelijkheid nemen. Je kunt je niet meer verschuilen achter ‘de organisatie moet ons eerder betrekken’ of ‘we willen eerder aan tafel zitten’. Als je het werk goed en tijdig inventariseert en gezamenlijk prioriteiten stelt, dan weet je – voor het grootste deel – wat je te wachten staat. Als je dan iets gemist hebt, ligt het waarschijnlijk niet aan jou.

Communiceren met focus vraagt van team Communicatie om zelf stevig positie te kiezen. Je wacht niet af welk werk je krijgt, maar je kijkt vooruit en spreekt af waar je de capaciteit wel en niet op inzet (lees meer hierover in de vorige aflevering van deze nieuwsbrief). Je helpt de organisatie kiezen voor welke maatschappelijke opgaven je met professionele Communicatie de meeste impact kunt maken.

De belofte van Communicatie

Door scherpe keuzes te maken creëer je de gewenste tijd om na te denken en te reflecteren. Dan moeten bestuur en organisatie dat ook gaan merken. Kortom: wat is de belofte die je als team Communicatie aan hen doet?

De belofte die je aan organisatie en bestuur doet om maximaal bij te dragen aan het realiseren van de maatschappelijke opgaven is:

• vanuit Communicatie tijd en aandacht reserveren voor de communicatieprioriteiten;

• binnen elke communicatieprioriteit samenhang brengen in de communicatie over de projecten, maatregelen en dienstverlening die daarbij horen;

• alle kennis, vaardigheden en tools die je in huis hebt (of in huis kunt halen) inzetten;

• inzet van team Communicatie op de prioriteit zichtbaar maken;

• de impact op de omgeving laten zien, dat wil zeggen het gecombineerde effect van acties vanuit communicatie, beleid, uitvoering én bestuur (daarover gaat de volgende aflevering van deze serie);

• adviseren over de aanpak op basis van concrete impact (daarover gaat de laatste aflevering van deze serie).

Kies bewust je rol

Wat ook helpt om zelf het stuur op je werk te pakken is duidelijke afspraken te maken over je rol. Wij werken graag met de zes rollen voor de ideale afdeling Communicatie die Eric Goubin beschreef in zijn onderzoek naar De nieuwe communicatiedienst (Kortom vzw, 2018):

1. Strateeg

2. Realisator

3. Coördinator

4. Observator

5. Bruggenbouwer

6. Coach

Het is leerzaam om met te team en opdrachtgevers te bespreken welke rol(len) het team nu vooral vervult en of je daar een accentverschuiving in wilt. Wij zien bijvoorbeeld dat bestuur vooral de rol van strateeg vraagt en de organisatie die van realisator, maar Communicatie meer de rol van observator zou moeten oppakken.

Je kunt deze afweging natuurlijk ook als individuele professional maken. Als jij een communicatieprioriteit oppakt en om tafel gaat zitten met de vakafdeling, welke rol heb je dan? Want als je van ‘de communicatie’ bent, dan ben je overal en nergens van … Bovendien kan de organisatie ook nog de juiste rol missen, omdat collega’s soms niet weten wat er mogelijk is!

Spreek dus af in welke rol(len) je aan tafel zit. Dat schept ook meteen duidelijkheid over wat je collega’s wel en niet van je kunnen verwachten. Zit je als strateeg aan tafel? Dan kunnen je gesprekspartners waarschijnlijk een hoop lastige vragen van je verwachten. Regelmatig zul je dan de advocaat van de duivel of de luis in de pels zijn … Zit je als realisator aan tafel? Dan kunnen je collega’s verwachten dat je flink de handen uit de mouwen steekt en zorgt dat er wordt geproduceerd. En zit je als observator aan tafel? Dan breng je de omgevingsbeelden in en vraag je de rest van het team om mee te denken over de duiding en de doorvertaling naar de acties die moeten worden ingezet.