Teams Communicatie hebben (te) weinig tijd ...

Aflevering #1 uit serie zomerspecials over Communiceren met focus - 17 juli 2022

Regelmatig lezen we in de media berichten over het ‘leger aan voorlichters bij de overheid’ dat nodig uitgedund moet worden. Onlangs was het weer raak naar aanleiding van de publicatie van het aantal fte van directies Communicatie bij de rijksoverheid. De totale bezetting bij de rijksoverheid is met 40,2 fte toegenomen ten opzichte van 2021 en telt nu telt 851,7 fte.

Maar hoe zit het nu echt met de capaciteit? Zijn er veel te veel communicatieprofessionals?

Uit ons onderzoek onder gemeenten en Veiligheidsregio’s blijkt het tegenovergestelde. Teams Communicatie zijn onderbezet en komen om in het werk. Want afgelopen jaren zijn er alleen maar taken bijgekomen en is het maatschappelijk speelveld alleen maar ingewikkelder geworden. Goed communiceren is harder nodig dan ooit en bestuur en organisatie vragen daar de nodige hulp bij.

Is dit appels met peren vergelijken? Ik denk het niet. Ik zie bij alle organisaties in de publieke sector waar ik voor werk hetzelfde beeld. Ik krijg regelmatig telefoontjes van teamleiders die zich grote zorgen maken over het welzijn van hun team, omdat zij de werkdruk niet meer aankunnen.

In deze nieuwsbrief lees je meer over de oorzaken van het gebrek aan tijd en de manier waarop je inzicht kunt krijgen aan waar jouw team nu werkelijk tijd aan besteedt. Want alleen als je daar inzicht in hebt, kun je een gefundeerde discussie voeren of nut en noodzaak van het aantal fte’s dat je als organisatie aan professionele communicatie besteedt.

Hartelijke groeten,

Renata

80% van de teams Communicatie bij gemeenten en Veiligheidsregio’s heeft te weinig capaciteit

Eind vorig jaar deden we onderzoek naar de organisatie van Communicatie bij gemeenten. Daaruit blijkt dat 80% van de teams onvoldoende capaciteit heeft. Bij 70% is dat zelfs een structureel probleem. In dezelfde periode deden we dit onderzoek ook onder de Veiligheidsregio’s en daar kwam exact hetzelfde beeld uit!

In Binnenlands Bestuur verscheen een artikel met een toelichting op het onderzoek.

Dat het team Communicatie minder capaciteit heeft dan bestuur en organisatie willen of denken lijkt een soort wetmatigheid. Wij komen dit bij alle teams Communicatie tegen - ook bij andere organisaties dan gemeenten. Zowel bij kleine teams van nog geen 5 fte’s tot grote teams met tientallen fte’s. Als je het gevoel hebt dat dit bij jouw team ook het geval is … je bent dus bepaald niet de enige!

Meer werk, maar niet meer capaciteit

Uit het voorgaande onderzoek blijkt dat het aantal taken is toegenomen, maar de capaciteit niet evenredig is meegegroeid. Respondenten zeggen over het spanningsveld tussen vragen aan en beschikbare capaciteit van Communicatie bijvoorbeeld:

“Wij merken dat er meer op ons bordje is komen te liggen.”

“Het politieke speelveld is veranderd, de politieke dynamiek verhardt.”

“We werken als gemeente aan steeds complexere opgaven.”

“Iedereen is het eens over het belang van communicatie, maar het wordt zelden vooraf meegenomen in de begroting.”

“Vaak wordt schromelijk onderschat wat Communicatie doet of kan betekenen.”

“Nu we ook veel tijd besteden aan heldere taal, is het aantal uren helemaal te krap.”

“Onze organisatie is flink gegroeid qua takenpakket en fte, maar de formatie van Communicatie is gelijk gebleven.”

“De organisatie wil graag meer capaciteit voor uitvoering en tegelijkertijd is er meer behoefte aan strategische advisering.”

Meer werk komt natuurlijk ook door de crises waar we nu mee te maken hebben. Waar eerst de coronacrisis veel van de aandacht en capaciteit opslokte, is dat nu de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en de energiecrisis.

Er zijn wel prioriteiten, maar het zijn er erg veel

Met een beperkte capaciteit moet je keuzes maken. In het onderzoek is daarom ook gevraagd naar het stellen van prioriteiten. Driekwart van de respondenten noemt de bestuurlijke prioriteiten helder, maar de helft geeft aan dat het er wel (erg) veel zijn. Bij bijna de helft van de teams zijn de communicatieprioriteiten helder, een kwart noemt ook die wel (erg) veel. Respondenten zeggen hierover bijvoorbeeld:

“Steeds wordt ons gevraagd: waar zijn jullie dan zo druk mee, je doet niet de juiste dingen, maak maar eens een lijstje, je moet alleen de belangrijke dingen doen. Maar elke opdrachtgever vindt zijn of haar portefeuille het belangrijkst en duidelijke richtlijnen zijn er niet. Ondertussen vallen we één voor één (tijdelijk) om…”

“Iedereen kan prioriteiten bepalen, alles is belangrijk. We maken als team deels zelf keuzes in de prioriteiten, maar worden vaak ook geregeerd door de waan van de dag. In de organisatie zijn wel prioriteiten genoemd, maar dit ‘lijstje’ wordt in de praktijk vaak niet gehanteerd. Dan blijkt toch alles belangrijk en vinden we het lastig keuzes te maken.”

“We maken elk jaar op basis van uitvraag bij projectleiders en MT een jaarplan maar dat voorkomt niet dat er heel van ‘invliegers’ tussendoor komen die ook aandacht vragen. We zijn (nog) niet zo goed in ‘nee’ zeggen….”

‘Nee’ zeggen vinden communicatieprofessionals heel lastig

Als er te veel werk is, moet je vaker ‘nee’ zeggen. Maar dat blijkt in de praktijk best moeilijk te zijn. Dat heeft verschillende oorzaken:

• Er is geen helder afwegingskader om ‘ja’ of ‘nee’ te zeggen. En ‘geen tijd’ is een argument dat slecht wordt ontvangen door degene die advies of ondersteuning vraagt van Communicatie.

• Er zijn geen heldere afspraken over wat van collega’s zelf verwacht wordt (communicatie als vaardigheid) en wat van team Communicatie gevraagd kan worden (communicatie als vak).

• Er is geen overzicht van het werk dat er ligt en daardoor geen inzicht of dat past binnen de beschikbare capaciteit.

• Communicatie wordt gezien als een service-afdeling (en is soms ook letterlijk organisatorisch zo belegd, bijvoorbeeld in een shared service-organisatie of als een afdeling binnen Bedrijfsvoering). 

• Communicatieprofessionals hebben over het algemeen een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Ze voorzien vaak de consequentie van het ‘nee’ zeggen. Daardoor vrezen ze op een later moment nog meer werk te krijgen (“Als het mis gaat, dan moeten we het daarna weer repareren.”).

• Communicatieprofessionals zien de risico’s in de buitenwereld vaak als eerste aankomen. Niet voor niets wordt issuemanagement vaak bij communicatie belegd. Ten onrechte trouwens, want risico’s voorkomen - én kansen benutten - is een verantwoordelijkheid van communicatie, beleid én bestuur samen. 

• Het is spannend om ‘nee’ te zeggen tegen een collega, zeker als die daar niet zo blij mee is … En dat geldt al helemaal voor ‘nee’ zeggen tegen een bestuurder of (hoger geplaatste) manager …

Eigenlijk kun je alleen ‘nee’ zeggen, als je als team Communicatie weet wat de ‘ja’. Oftewel: als je kunt aantonen dat je bewust keuzes maakt om de goede dingen te doen en tijd nodig hebt om die ook goed te doen.

Krapte op de arbeidsmarkt

Teams Communicatie voelen de krapte op de arbeidsmarkt ook. Er zijn veel vacatures, personeelswisselingen en (helaas) ook ziekteverzuim. Volgens het CBS is het ziekteverzuim onder werknemers van bedrijven en overheid in het eerste kwartaal van 2022 gestegen tot 6,3 procent, het hoogste percentage dat het CBS ooit heeft gemeten. Bij overheid en openbaar bestuur is dat zelfs 6,7 procent.

Uit de UWV-spanningsmonitor blijkt dat de spanning op de arbeidsmarkt voor de beroepsgroep ambtenaren in het vierde kwartaal 2021 vergeleken met een jaar eerder voor steeds meer regio’s geldt. Was de arbeidsmarkt voor die beroepsgroep toen nog maar in de arbeidsmarktregio’s Midden-Utrecht, IJmond en Rivierenland ‘zeer krap’ te noemen, eind 2021 is dat gaan gelden voor 13 regio’s (bron: Binnenlands Bestuur).

Uit de Personeelsmonitor Gemeenten 2021 van het A&O fonds blijkt dat kleinere gemeenten verhoudingsgewijs de meeste problemen met de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt hebben. De meeste gemeenten proberen het tekort aan personeel op te vangen met externe inhuur (bron: Binnenlands Bestuur).

Teams Communicatie voelen deze krapte op twee manieren. Het is lastiger om al het werk te doen met (tijdelijk) minder mensen. En ‘nee’ zeggen wordt nog lastiger. Want vakcollega’s zitten er niet op te wachten om zelf (een deel van) de communicatie te verzorgen, omdat ze het zelf ook al heel druk hebben. Extern extra capaciteit inhuren kan alleen als er budget is. Onze ervaring is dat dit in het fysieke domein vaak nog wel lukt, maar in het sociale domein veel minder vaak mogelijk is.

Krijg grip op je tijd met het Tijdsmodel

Communiceren met focus is een methodiek die je helpt de goede dingen te doen en die goed te doen. De goede dingen betekent dat je aantoonbaar bijdraagt aan de grote maatschappelijke opgaven. Niet communiceren om het communiceren, maar doen wat voor de samenleving belangrijk is. Samen met bestuur en organisatie maak je daar bewuste keuzes in, omdat de samenleving daarom vraagt. En omdat de capaciteit van team Communicatie niet oneindig is - en in de meeste gevallen krapper dan organisatie en bestuur willen of denken.

We merken in de praktijk dat teams Communicatie vaak weinig inzicht hebben in wat voor soort werk ze nu de meeste tijd besteden. Daarom hebben we het Tijdsmodel ontwikkeld. Het maakt voor jezelf, je collega’s, management en bestuur inzichtelijk waar je team Communicatie tijd aan besteedt. Het helpt om te bepalen - en te bespreken - hoeveel tijd je nodig hebt voor vaste werkzaamheden, onverwachte gebeurtenissen en communicatieprioriteiten.

In deze illustratie zie je dat de vraag de beschikbare capaciteit altijd overstijgt. We accepteren dat als gegeven en gaan kijken aan welke zaken je deze capaciteit wilt besteden. Natuurlijk kan uiteindelijk de conclusie zijn dat je te weinig fte hebt - maar dat kun je met behulp van het Tijdsmodel dan ook beargumenteren. Dat werkt natuurlijk het beste als je daar ook een urenregistratie aan kunt koppelen!

• Vaste Tijd = beheer en ontwikkeling corporate kanalen (de communicatie-infrastructuur), jaarlijks terugkerende gebeurtenissen (zoals de lintjesregen, de eikenprocessierups en de jaarwisseling) en dienstverleningscommunicatie (bijvoorbeeld aangepaste openingstijden van de balie).

• Actuali-Tijd = alles dat je niet kunt voorzien of plannen, zoals issues, crises en onverwachte kansen en risico’s

• Priori-Tijd = de communicatieprioriteiten op basis van het bestuursakkoord en de jaarlijkse begroting. Wij hanteren hier een afweginskader voor, waarover je in deel 3 van deze zomerspecials meer leest).

• Extra Tijd = alles waar geen capaciteit voor is, maar wel nodig is. Hier moet je dus (tijdelijk of vast) extra capaciteit voor inhuren.

Een voorbeeld uit de praktijk is een team Communicatie dat een paar maanden de uren heeft bijgehouden. Het bleek dat ze bijna 60% van hun tijd kwijt waren aan de Actuali-Tijd. Dat was vooral veel ongepland werk, dat ten koste ging van de Vaste Tijd én de Priori-Tijd.

Uit dit voorbeeld blijkt dat de Tijd-en communicerende vaten zijn. Is het team Communicatie meer tijd kwijt dan gepland aan een van de Tijd-en? Dan gaat dat onvermijdelijk ten koste van de andere twee Tijd-en. Hierover kun je het goede gesprek voeren met directie en management om gezamenlijk andere keuzes te maken.