De gouden driehoek: samenwerken aan maatschappelijke opgaven

20 augustus 2024 - Marjan Huisman

De casus:

Communicatiestrateeg Maria heeft in een aantal sessies met het college de communicatieprioriteiten voor het komende jaar besproken. Het collegeakkoord en de begroting zijn erbij gehaald, de recente maatschappelijke ontwikkelingen zijn besproken en ook de trends in de communicatiewereld zijn gedeeld. Na wat wikken, wegen en morren – want er is zoveel belangrijk – zijn er vijf prio’s vastgesteld. Maria is blij en deelt deze met team communicatie: ’Hierin gaan we echt het verschil maken’.

Communicatieadviseurs Marlo en Sheila gaan vol goede moed aan de slag. Met als gevolg dat ze toch sommige projectleiders en beleidsmaker teleur moeten stellen omdat hun project of thema niet tot de prioriteiten behoort. Behalve de basis publieksinformatie helaas geen toeters en bellen. Gemor en gemopper: wat doen ze daar eigenlijk wél bij team communicatie? Ondertussen beslissen de wethouder en de beleidsadviseur dat het toch hoognodig tijd is voor een campagne over een project dat níet tot de communicatieprioriteiten behoort.

Jullie gingen toch het verschil maken?

Maria krijgt intussen de vraag van wethouder Fatima hoe het staat met de communicatie rondom haar communicatieprioriteit Kansengelijkheid. ‘Jullie gingen toch het verschil maken? Waarom zie ik nog niks?’. Maria gaat er achteraan en hoort dat er op de prioriteit van de wethouder op dit moment geen concrete projecten zijn. Met als gevolg dat de wethouder gaat drukken op de teamleider van de vakinhoudelijke afdeling. Die vervolgens de teammanager Communicatie verwijt dat zij toch vooral niet de prioriteiten bepaalt? Het feest is compleet. Zo is communiceren met focus toch niet bedoeld?

Het werkt alleen in de gouden driehoek

Bijna goed! Wat hier ontbreekt is echte samenwerking tussen de bestuurder, de vakinhoudelijke collega en de communicatiespecialist. Vanaf het begin, dus ook al tijdens het afstemmen van de communicatieprioriteiten. Ik noem dat samenwerken ‘de gouden driehoek’. Ik had nieuwe taal nodig om het belang van zij-aan-zij samenwerken aan maatschappelijke opgaven duidelijk te maken. Vandaar ook bewust een gelijkzijdige driehoek:

Als je altijd werkt – zowel bestuurder, als vakinhoudelijke ambtenaar, als de communicatieprofessional - vanuit de gedachte dat de gouden driehoek altijd gesloten moet zijn,  dan komt bij elke bespreking van een communicatieprioriteit, de vraag op tafel: wat kan wel en wanneer? En wat kunnen we ondertussen communiceren over datgene dat we in het collegeakkoord en de begroting hebben beloofd? Een communicatieprioriteit heeft altijd concrete inhoud. Geen gezwets en beloftes, maar het eerlijke verhaal en geen radiostiltes. Zo krijgt communicatie een plek tijdens de beleidsontwikkeling en tijdens de uitvoering. Zo krijgt de vakinhoudelijke collega ondersteuning tijdens het proces met bijvoorbeeld een goede stakeholderanalyse. En zo is de wethouder steeds in staat het actuele verhaal te vertellen. Het perspectief van alle betrokkenen komt op deze manier altijd aan bod. Zo worden Raad en inwoners goed geïnformeerd en betrokken. Zodat zij hun rol in het democratisch proces kunnen pakken.

Als je aan tafel wilt: ga er zitten

Niet overal en altijd kom je als communicatieadviseur gemakkelijk aan tafel. Maar op de communicatieprioriteiten is het een ‘must’. Het steeds sluiten van de gouden driehoek is cruciaal. Portefeuillehoudersoverleggen staan dus standaard in je agenda, zodat je altijd kan als er een communicatieprioriteit op de agenda staat. Wat je dan dus niet meer moet (kan) accepteren is:

‘Je hoeft er nu nog niet bij te zijn hoor, we haken je wel aan als dat nodig is’. Jouw standaard antwoord is dan ‘Nee hoor, ik ben erbij’. En vanuit jou als communicado: ‘Haak me maar aan als er iets nodig is’, …..dat kan dan ook niet meer.

Een van de eerste bestuurders waarvoor ik werkte gaf me een gouden tip: ‘Als je aan tafel wilt…ga er zitten’. En dat is volgens mij precies het gedrag dat we meer moeten laten zien: lef! Wij kunnen met communicatie het verschil maken. En daarom werken we alleen nog in gouden driehoeken. Mijn vraag aan jou: wil je écht aan tafel?

Marjan Huisman werkt als verandermanager, communicatiemanager en communicatiestrateeg.