Liezeth: Er zijn geen formele teamleiders, maar Jolanda en ik coördineren samen de zaken die ons team als geheel aangaan: communicatiebeleid, teamontwikkeling, communicatie als vak enzovoorts. En wij zijn verantwoordelijk voor de strategische communicatiedossiers en de advisering aan beide burgemeesters en colleges. Ik richt mij vooral op Wijchen en Jolanda op Druten.

Daarmee gaan we met de organisatie in gesprek. Zo leggen we uit hoe we werken en afwegingen maken. We voeren het stap voor stap in, zonder lanceermoment ofzo. Het is ook niet zo dat we van vandaag op morgen hele andere dingen doen.

Hulpvragen

L: Als iemand bij ons een persbericht ‘bestelt’, bespreken we eerst het doel, doen we een impactcheck en bekijken we eventuele alternatieven. Daarvoor hebben we hulpvragen, als intake-hulp bij communicatieverzoeken. Geen rigide regels of een ja/nee-antwoord, maar helpende richtlijnen om het goede gesprek te voeren.

Geen rigide regels, maar helpende richtlijnen

J: En we gaan de organisatie nog meer faciliteren op gebied van communicatievaardigheden. Bijvoorbeeld met een toolkit waarmee iedereen in principe zelf eenvoudige dingen kan communiceren, met formats, tips en standaardbrieven. Een brief over een wegafsluiting kan de afdeling meestal prima zelf maken. Een brief over een AZC krijgt wel onze aandacht. Hierbij kijken we naar impact en afbreukrisico.

Actielijst

J: We voeren de werkwijze Communiceren met Impact in zonder dichtgetimmerd plan van aanpak, maar wel met een actielijst. Veel daarvan hebben we al gedaan: prioriteiten bepaald, impactscan ingevoerd, parapluboodschappen opgesteld, praatplaat en hulpvragen gemaakt... Nu gaan we de rest van de organisatie actief meenemen. De volgende stap is dat we gaan kijken naar tijdschrijven, rapporteren en agile-werken.

Nu moet het inslijpen in de organisatie

L: We merken vanzelf wanneer we toe zijn aan de volgende stap. Het is prachtig hoe natuurlijk we als team op deze manier zijn gaan werken. Nu moet het inslijpen in de rest van de organisatie. Daarom is het goed dat we de tijd nemen en dit niet doen in een kort intensief traject.

Soms schuurt het

J: Aart hielp ons ook om vanuit onze monitoringstool betere online-omgevingsanalyses te maken, zodat we beter weten wat er leeft in de gemeenten. Als er veel vragen zijn over een onderwerp, dan moeten we daarop inspelen. Nu monitort onze newsroom wekelijks de online-media. Dat helpt ons om impact-voller te werken.

Het gaat soms ook verrassend gladjes

L: Natuurlijk kan het soms schuren. Het is menselijk om trots te zijn op je eigen werk en daar graag over te willen communiceren. Dus niet iedereen zit te wachten op een gesprek over of communiceren echt impact heeft. Maar het gaat soms ook verrassend gladjes. Een half jaar terug wilde een wethouder een persmoment rond de ondertekening van een bouwcontract, maar dat heeft voor inwoners geen betekenis. Het was spannend om dat de wethouder te vertellen, maar die reageerde blij: “Ik merk de laatste tijd dat je actief meedenkt en adviseert. Daardoor communiceren we strategischer.”

Structuur en houvast

J: Wat Renata en Aart doen is geen hogere wiskunde. Het is een werkmethode, die ons helpt de goede dingen te doen. Het biedt structuur, houvast én ruimte voor eigen invulling. En belangrijk: Renata en Aart brengen steeds weer scherpte: “Doe je het voor inwoners in het algemeen, of voor die inwoners die hulp van de gemeente nodig hebben?” Soms hoor ik de stemmen van Aart en Renata in mijn achterhoofd!

Wat Renata en Aart doen is geen hogere wiskunde

L: Ik kijk nu vaker met ‘vreemde ogen’ naar mijn werk. Ook ik vind mijn eigen projecten stiekem extra belangrijk. Het is goed om daar met wat afstand naar te kijken. Zo onderdruk ik steeds beter de neiging om - als het weer druk is - snel maar allerlei zaken op te pakken en af te handelen.