Woelige start na ambtelijke en bestuurlijke fusies

Die focus en rust zijn niet zomaar tot stand gekomen. Het huidige team Communicatie had een roerige start, blijkt uit de woorden van Sietske: “Je kunt je voorstellen hoe de eerste jaren verliepen na de ambtelijke fusie. We hadden vier verschillende culturen en werkwijzen, nog geen beleid en processen en we moesten aan de slag met de teamontwikkeling. Dit allemaal tegen een achtergrond van vier colleges die midden in een herindelingsproces zaten, met elk hun eigen ambities en prioriteiten en die allemaal ambtelijke capaciteit opeisten. En een ambtelijke organisatie in opbouw dus.”

Aan alle stappen die Sietske met het team Communicatie heeft gezet ligt een duidelijk visie op communicatie ten grondslag. Belangrijke uitgangspunten daarbij zijn ‘van service naar impact’ en ‘van reputatie naar legitimiteit’. 

Van centrale mailbox naar een echte servicedesk voor de uitvoering

Het team werd dagelijks overstelpt met vele verzoeken vanuit de organisatie. De eerste stap die Sietske daarom zette was het inrichten van een centrale mailbox om deze wat te stroomlijnen. “In het begin was het idee om de mailbox om beurten te bemensen. Maar dat bleek in de praktijk toch wat ingewikkeld. Collega’s bleken het vaak lastig te vinden om ‘nee’ te zeggen en om het werk te verdelen in het team. Ik heb toen besloten om de verzoeken via de mailbox zelf in behandeling te gaan nemen. En dat bleek een gouden zet. Want zo kreeg ik inzicht in alle verzoeken die binnen kwamen - en ook welke eigenlijk niet bij team Communicatie thuishoren. Ik kreeg al wel snel behoefte aan een ander systeem. De collega’s van ict gingen werken met het programma TOPdesk. Wij gebruiken dat inmiddels volop voor het managen van onze werkvoorraad. En dat bevalt ons goed.

De onderlinge werkverdeling kost hierdoor maar 5 tot 10 minuten per dag. Gemiddeld hebben we in het systeem 200 verzoeken onder handen. Daar komt dus telkens wat bij en gaat weer wat vanaf. Inmiddels is het beheer van het systeem overgenomen door twee andere collega’s uit het team.

Bestuurscommunicatie: één aanspreekpunt voor het college

Een ander punt van aandacht was bestuurscommunicatie. Bestuurders hadden een vaste communicatieadviseur als aanspreekpunt. Deze adviseur werd naast het advieswerk ook regelmatig door de bestuurder ingezet op eenvoudige uitvoerende klussen zoals het schrijven van een voorwoord. En ook daarover opende Sietske het gesprek: “We hebben een heel mooi team met mensen met verschillende kwaliteiten. Ik wilde naar één aanspreekpunt per college, die ook het college als totaal adviseert. Die senior adviseur houdt contact met de bestuurders en kijkt welke van de collega’s het beste kan helpen. Als bijvoorbeeld een bestuurder gecoacht wil worden bij het spreken in het openbaar, dan kunnen we daar de collega bij zoeken die daar goed in is. We zien dat dan als een losse opdracht.” De meer eenvoudige uitvoerende klussen die vanuit de bestuurders komen, worden nu geïnventariseerd door het bestuurssecretariaat en zij zetten deze vragen bij ons uit via Topdesk.  Op die manier komen deze klussen rechtstreeks bij de medewerkers terecht en zitten adviseurs daar niet meer tussen. 

Ook deze verandering ging niet zonder slag of stoot. “De bestuurders stonden niet meteen te juichen bij dit idee. Ze waren gewend aan het hebben van een ‘eigen’ communicatieadviseur. We hebben toen afgesproken het een half jaar te gaan proberen. En … het werkt! Waar we eerst bijna wekelijks te maken hadden met klachten van bestuurders, voelen ze zich nu goed bediend. Dat komt doordat we nu de opgave als uitgangspunt nemen en daar wordt de verantwoordelijke bestuurder automatisch bij betrokken. En daarnaast hebben we de uitvoering dus goed geregeld zoals ik hiervoor heb beschreven.”

Benut je eigen team Communicatie vooral in de ‘denkfase’

Wat is nu de volgende stap? “We moesten eerst grip krijgen op ons werk”, zegt Sietske. “En nu kunnen we gaan nadenken over gezamenlijke prioriteiten, echte inhoudelijke focus dus. We hebben nu de rust in ons hoofd en in de agenda’s om daarover na te kunnen denken. Ook het doorvertalen van wat we zien in onze omgeving vraagt aandacht. Wij zien als team Communicatie toch vaak als eerste bepaalde ontwikkelingen. Ik vind het ook belangrijk dat we als team Communicatie vooral worden ingezet in de ‘denkfase’. Dan is er vaak nog geen projectbudget beschikbaar, maar wel behoefte aan goede communicatie. Dat is het moment om het team in te zetten. Als projecten in uitvoering gaan, dan is er wel budget beschikbaar en kun je communicatie vaak prima uitbesteden.”

Nieuwsgierig naar meer ervaringen? Wordt lid van de Leerkring Communiceren met focus!

Het was heel erg leuk om van gedachten te wisselen met Sietske. Wil jij ook ervaringen uitwisselen met vakgenoten over ‘Communiceren met focus’? Wordt dan lid van de Leerkring Communiceren met focus. We organiseren drie keer per jaar een bijeenkomst en je krijgt vier keer per jaar een nieuwsbrief met inzichten en tips.