Wat was voor jullie team de aanleiding om met Communiceren met focus aan de slag te gaan?

Als Team Communicatie zijn we de afgelopen jaren van de ene crisis in de andere gerold. Zo hadden we eerst de communicatie rondom de aanpak van corona. En vervolgens kwam daar direct die rondom de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en Ter Apel achteraan. Tussendoor waren ook de gemeenteraadsverkiezingen, waarbij de NOS de verkiezingsuitslag uitzond vanuit ons Stadhuis. De werkdruk was hoog. Dat rennen kun je een paar jaar volhouden, maar dan moet er echt iets veranderen. Je moet terug naar de basis. Vertragen om te bepalen of we nog steeds met de goede dingen bezig zijn.

Tegelijkertijd waren net de gemeenteraadsverkiezingen geweest. Een nieuw college. Een nieuw coalitieakkoord en een nieuwe programmabegroting. Dit was een logisch moment om als team voor de aankomende periode de bestuurlijke prioriteiten te bepalen en in het verlengde daarvan de communicatieprioriteiten. Maar hoe doe je dat via een door de organisatie gedragen methodiek?

Via publicaties van Aart kwamen we in contact met de methodiek Communiceren met focus. Dat was precies het antwoord dat we zochten. We zijn in september 2022 begonnen en hebben het traject in november afgerond. Nu is het aan ons om alle handvatten in de dagelijkse praktijk blijvend te gebruiken.

Wat heeft het traject voor jullie (tot nu toe) opgeleverd?

De methodiek geeft antwoord op vragen waarmee veel teams Communicatie worstelen. Dat geldt niet alleen voor gemeenteland, maar ook voor andere organisaties. Vragen als: Hoe zorgen we dat we de juiste prioriteiten stellen? En wat zijn prioriteiten waar we met communicatie daadwerkelijk impact genereren?

Wij zijn heel bewust keuzes gaan maken aan de hand van de programmabegroting, de P&C-cyclus (planning & control) en het coalitieakkoord. Uit die stukken komen onze communicatieprioriteiten voort. En daarover gaan we het gesprek aan met het management en onze interne klanten.

Wat bleek voor jullie de meest bruikbare tip of het meest bruikbare instrument te zijn?

Om eerlijk te zijn kan ik er niet per se één instrument uithalen. Het is de gehele gedachtegang die ons verder helpt. We gebruiken alle instrumenten: van het afwegingskader tot het tijdsmodel. Het enige wat we nu nog niet inzetten, is de managementrapportage.

Waar staan jullie nu en wat is de volgende stap?

De interne gesprekken waarin we de prioriteiten bespreken met de interne klanten over de nieuwe aanpak zijn achter de rug. Die hebben we vooral met het management gevoerd. Nu gaan we in gesprek met beleidsmedewerkers en projectleiders. En voor onszelf als communicatieprofessionals is een volgende stap dat we blijvend terugpakken naar de eerder gemaakte keuzes. En dat we leren van elkaar. Hoe blijf je op een goede manier met elkaar in gesprek als er spanning ontstaat? Hoe zorg je ervoor dat je vooraf helder maakt met welke rol je bij een project aansluit? Hoe zet je je eigen kwaliteiten in? En hoe blijf je een stevig gesprekspartner als de interne klant iets anders verwacht?

Wat is tot nu toe het lastigste om tot focus te komen?

Er is niet iets specifieks wat lastig is, maar het is wel een kwestie van niet opgeven. En de kracht van herhaling inzetten. Dus wij blijven ook op de momenten dat we spanning voelen in gesprek met onze interne klanten. De boodschap die wij brengen, willen zij niet altijd direct horen. Maar we zetten door en blijven in contact.

Waar ben je persoonlijk het meest blij mee?

Heel trots ben ik op mijn mensen! Zij vonden ondanks hun drukke werkzaamheden de moed en ruimte om met de nieuwe methodiek van start te gaan. Dat ging niet vanzelf, het vroeg opnieuw een stuk flexibiliteit van hen. Waar ik persoonlijk blij mee ben, is dat ik zie hoe de methodiek hen helpt. Het maakt ze nog stevigere communicatieadviseurs. Daar helpen ze zichzelf en de organisatie mee.

Welke gouden tip wil je collega’s van andere gemeenten geven?

 Het aanbrengen van focus brengt rust in je team. Het verstevigt je positie in de organisatie doordat je inzichtelijk maakt waarom je bepaalde keuzes maakt. Het geeft je gelegenheid om meer impact te genereren, waarmee je de organisatie en gemeenschap echt verder helpt. Ik vind het een win-win.  

Wil je nog een andere top of tip meegeven aan Aart en Renata of aan de lezers?

De methodiek Communiceren met focus is een prettige manier om de juiste keuzes te maken en deze inzichtelijk te maken naar de rest van de organisatie. Dit geeft structuur, rust en ruimte om de juiste dingen te doen. Als communicatieprofessionals zijn we gewend om te knallen, dat doen we nog steeds. Maar wel gerichter, met meer impact en een gezond werkritme.