Minder versnipperd

We hebben nu twaalf prioriteiten, verdeeld over vijf multidisciplinaire focusteams. Drie grote focusteams: Groen (energieneutraal en landbouw), Rood (bouwen), Geel (sociaal). En twee kleinere: Toekomstbestendige organisatie en Sociale cohesie. Het is nu voor de hele organisatie duidelijker waar je met welke vragen terecht kunt.

Nu kunnen we de hoofdlijnen bewaken

Het geeft overzicht. Toen we bijvoorbeeld keken wat er valt onder de prioriteit ‘Bereikbaarheid van Ede’, bleken alle acht communicatieadviseurs een project te hebben dat daar mee te maken had. Dat hebben we geclusterd. Nu zijn drie communicatieadviseurs betrokken bij die prioriteit. Zo werken we minder versnipperd en kunnen we de hoofdlijnen bewaken.

Minder werk, meer resultaat

We leerden doorvragen: maakt communiceren het verschil? Wij gaan niet aan de slag als het weinig impact heeft voor inwoners. We hebben veel laaghangend fruit van onze overbeladen takken geschud. We maakten voorheen bijvoorbeeld memo’s standaard op voor de raad, ook memo’s die intern bleven.

Veel laaghangend fruit van de overbeladen takken geschud

Scherper prioriteren levert winst op. Veel werk komt niet door de impacttoets. Afdeling Sociaal Domein vroeg ons een filmpje te maken om hun medewerkers op te roepen voor een vrijwilligersdag. Dan is de impact voor inwoners onvoldoende, dat doen we dus niet. En een wooncorporatie vroeg ons op onze socials een regeling aan te kondigen, terwijl het ging om een beperkt aantal huurders die gewoon een brief konden krijgen. Nu behalen we niet minder resultaat. We doen vooral veel minder werk dat niet zo zinvol is.

Concreet maken wanneer je tevreden bent

We werken nu agile in sprints. Elke twee weken kijken we vooruit: wat ga je concreet doen en opleveren. “Een participatiebijeenkomst helpen organiseren” is te vaag. Dat wordt dan iets als: “Een Q&A maken van mogelijke inwonersvragen” of “Feedback geven op de agenda, zodat die past bij wat de bewoners vragen”.

Vooraf concreet maken wanneer je tevreden bent

Aart leerde ons dat het cruciaal is dat je rapporteert aan management en bestuur wat je hebt gedaan en wat het resultaat was. Eigenlijk bepaalden we nooit van te voren het doel van ons werk. Nu maken we vooraf concreet: wanneer ben je tevreden? En hoe zie je dat? We werken met gemeenschapsgeld. Het is cruciaal dat we dat goed inzetten.

‘Nee’ blijft lastig

Het valt me een beetje tegen dat het nog spannend blijft om nee te zeggen. We zijn ontzettend dienstbaar ingesteld: “U vraagt, wij hollen”. Ik hoor nog wel eens: “Dat mag ik van Jolanda niet meer doen”. Dan hoor ik liever iets als: “Het is in het team besproken en we gaan het om deze reden niet doen. We adviseren je om...”

Zelfverzekerd aan de slag

Het helpt ontzettend dat Renata een bak aan praktische voorbeelden heeft. Dat maakt het goed te onthouden. En daarmee kunnen mijn medewerkers zelfverzekerd aan de slag. Ze kopiëren die concrete voorbeelden om hun eigen werk sterker te maken.