Ze zitten hier onder de tafel!

Ik belde Carola de Vree-van Wagtendonk, toen nog hoofd Communicatie in Rotterdam. Zij wees mij op Communiceren met focus. Toen ik daarover las dacht ik: “Ze zitten hier onder de tafel bij team Communicatie!”. De voorbeelden waren zó herkenbaar, bijna letterlijk wat hier in Breda gebeurde. Renata en Aart weten precies wat er binnen gemeenten speelt.

Eindelijk een methode over overheidscommunicatie

De meeste communicatiemethoden gaan niet over communicatie in een politiek-bestuurlijke omgeving. Dit is eindelijk een methode die specifiek gaat over overheidscommunicatie. En het is zowel een methode als een visie op ons vak.

Niet direct gaan rennen

Medio 2023 zijn we gestart. Ons team volgde – verdeeld in twee groepen - vier sessies met oefeningen die direct helpend waren in het werk. Wij waren gewend om direct te gaan rennen na een verzoek. Renata tipte ons eerst te analyseren: wat is het probleem? Is communicatie het antwoord? Ze leerde ons de samenhang van analyse, advies, actie en ambities. We kregen veel beeldende hulpmiddelen die het concreet inzichtelijk en toepasbaar maakten.

We begonnen direct met anders samenwerken

 Door de gemixte samenstelling van de sessies begonnen we direct anders samen te werken. Nu werken we in vier focusteams, waarin alle expertises bij elkaar zitten. En elk focusteam heeft twee tot vier prioriteiten (zie afbeelding):

De invulling van focusteam Bestuur & Organisatie is nog a hell of a job. De organisatieontwikkeling FIT voor de toekomst heeft maatschappelijke impact, maar vaak indirect. En we willen ook financiële verantwoording afleggen, maar hoe deel je dat met de stad? Daar worstelt B&O nog mee. Daarbij is er flink overlap tussen expertiseteam Interne Communicatie en dit focusteam.

Door bitch

Een collega is nu onze centrale intake. Iedereen die langskomt met een nieuw project en roept “Ik heb communicatie nodig” moet langs haar. Zij is onze zogenaamde door bitch. Zij checkt of het verzoek naast een bestuurlijke prioriteit ook een inzet vraagt van een communicatie-experts is. En zo niet, dan vertelt ze dat. Zij heeft minder last van de eigenschap om aardig te willen worden gevonden. Ze wil vooral duidelijkheid over wat communicatie als vak kan betekenen, dat is iets anders dan communicatie als vaardigheid.

Minder last van de eigenschap om aardig te willen worden gevonden

 Eerst moeten we de methode nog steviger maken in onze afdeling. Alle projectcommunicatie-adviseurs hebben een eigen portefeuille. Daarmee hebben we voor de organisatie duidelijke aanspreekpunten. Zo bouwen we de relaties op. Op termijn kunnen ook nieuwe projecten via hen lopen.

Bellen met Renata

Ook voor onze Newsroom is het wennen. Dat was een meer uitvoerend team. Er werd altijd veel bij hen over de schutting gegooid met verzoek dat op de socials te plaatsen. Dat veranderen kost tijd. Een voorbeeld: heel veel groene maatregelen dragen bij aan de communicatieprioriteit Groene stad. Maar moet je dan alles op de socials zetten? Een wethouder die een boom plant, vindt dat zelf belangrijk en leuk om te delen met de Bredanaar. De Newsroom-collega vroeg zich af hoe hiermee om te gaan.

Niet communiceren over, maar communiceren zodat

Ze belde toen met Renata en die herinnerde haar aan de uitspraak “Niet communiceren over, maar communiceren zodat”. Newsroom wil content kunnen weren of aanpassen, maar de afweging gaat niet over de prioriteiten. Je kunt dan bijvoorbeeld beter zeggen dat deze content zonder context of handelingsperspectief te weinig impact heeft om over te communiceren. Soms moet je ook de goede woorden vinden.

Organisatieverandering

Communiceren met focus sloot goed aan bij de lopende organisatieverandering FIT voor de toekomst. FIT staat voor Flexibel, Integraal en Toekomstgericht. Ons team wordt flexibeler doordat we inzetten op maatschappelijke impact en niet op losse projecten. We kunnen snel schakelen. Zo stond bijvoorbeeld voor de opvang van asielzoekers al een team klaar van mensen die snappen wat er speelt op het gebied van wonen. We werken integraler door onze multidisciplinaire focusteams. En we werken toekomstgerichter doordat ons vak doorontwikkelen en continu zoeken naar nieuwe kennis en toegevoegde waarde.

We zijn er nog niet

 Toch zijn we er nog niet. Het is nog ongebruikelijk om echt keuzes te maken. Ik hoor dat het daardoor piept en kraakt, ook elders in de organisatie. Iedereen die je spreekt bij andere afdelingen zegt dat er meer en beter geprioriteerd mag worden. En als wij dat dan doen, zijn mensen grappig genoeg toch verbaasd. Gelukkig ontstaat er begrip als we uitleggen hoe we tot die keuzes komen. En heel soms zelfs bewondering.