Opgeslokt

Fivoor ontstond januari 2018 uit een fusie van drie organisaties. Toen ik er in september 2018 manager Communicatie werd, was ons werk vooral gericht op het ontwikkelen van communicatiemiddelen voor de nieuwe organisatie. Maar al gauw werden we opgeslokt door een reeks incidenten die veel media-aandacht trokken: de publicatie van de onderzoeksrapporten over de moord op Anne Faber door Michael P. die in onze kliniek in Den Dolder werd behandeld; een patiënt van dezelfde kliniek die vermist werd, en een gijzeling in onze kliniek in Poortugaal.  

Toen was duidelijk dat we veel te weinig mensen hadden

En toen kwam corona waarbij communicatie een belangrijke rol kreeg. We maakten protocollen zodat iedereen veilig kon doorwerken. We zorgden dat die op alle 36 locaties bekend werden en waren vraagbaak voor medewerkers en cliënten. Toen eind 2022 het stof van corona en het mediacircus neerdwarrelde waren we als team toe aan bezinning over de volgende stap.

Nuchtere ideeën

Ik hoorde Renata in een podcast over crisiscommunicatie en dacht: ‘Dit is het. Dit is wat ik zoek!’ Nuchtere ideeën over focus. Jarenlang hadden wij alles opgepakt en werden we geleid door het ritme van de organisatie. Nu konden we uitzoomen en wilden we meer gaan kiezen.

Dit is het. Dit is wat ik zoek!

De eerste helft van 2023 bepaalden we samen met Renata en Aart onze focusthema’s en nieuwe werkwijze. Uit allerlei strategische beleidsstukken hebben we thema’s gehaald en geclusterd. Het was fijn om dat met z’n allen te doen, nu zijn die thema’s al behoorlijk doorleefd. De methode 'Communiceren met focus' is vooral gericht op overheidsorganisaties, maar past ons ook prima. Wij hebben ook een maatschappelijke opdracht.

Vier focusthema’s en focusteams

We formuleerden vier focusthema’s met per thema een aantal prioriteiten en een reeks projecten:

Elk thema heeft een focusteam met vier mensen van Communicatie. De meesten van onze zeven medewerkers zitten dus in meerdere teams. En in het focusteam Werkgeversmerk zitten ook mensen van HR en Recruitment. Dat werkt bijzonder goed. We kijken nu beter waar we impact mee kunnen maken. We zijn kritischer op wat we wel en niet oppakken.

Borden

Focus is één ding, maar overzicht is minstens zo belangrijk. In de Leerkring Communiceren met focus presenteerde iemand van HLT-samen hun overzichtsborden. Wij gebruiken nu ook zulke borden. Lekker groot geprint: 90 bij 140 centimeter. In het midden staat het thema, met in de ring eromheen de prioriteiten. Daaromheen de bijbehorende projecten. En in de buitenste ring alle acties voor de komende twee weken. 

Zo hebben we het hele systeem van Renata en Aart op het bord

Eronder staan de mijlpalen voor komend halfjaar. En erboven staan twee wolkjes. Eén met zaken die nog niet concreet zijn, maar die we wel zien aankomen. En één met concrete zaken die nog niet actueel zijn. Elke twee weken checken we of iets uit de wolken naar het bord moet. Alles staat op losse post-its. In feite hebben we zo het hele systeem van Renata en Aart op het bord.  

De kern is tijdloos

Tweewekelijks lopen we met z’n allen de borden langs: welke acties lopen nog, wat is klaar en wat moet nog? En hoe verhouden die zich tot de projecten en prioriteiten, en vice versa.

Een actie met drie streepjes gaat de wolk in

Vooral de ring met acties moet zuiver blijven. Een afgeronde actie krijgt een vinkje en kan van het bord. Openstaande acties krijgen een streepje. Een blauw streepje als het door anderen komt dat de actie nog openstaat en een roze streepje als door onszelf komt. Een actie die drie streepjes heeft verzameld, is blijkbaar niet actueel en gaat de wolk in of van het bord af.

Communicatie-infrastructuur

We hebben ook een bord met de communicatie-infrastructuur. Daarop staan alle taken om onze communicatiemiddelen te onderhouden. Nu blijkt dat daar achterstallig onderhoud is, dat dit steeds als eerste van de wagen valt. We zien het bord vollopen. We gaan nu kijken hoe we dit anders kunnen organiseren.

Je ziet in een oogopslag al het werk

Je kunt dit allemaal digitaal doen met agile-software, maar fysieke borden zijn voor ons nu inzichtelijker. Je ziet in een oogopslag al het werk.

Tadaa-Shine-bord

Het goed bepalen van onze impact is nog zoeken. We maken geen rapportages. Ik praat onze bestuurder elke drie weken bij. We willen wel voor onszelf gaan bijhouden wat we doen en bereiken. De post-its gooien we uiteindelijk weg. We hebben wel een Tadaa-Shine-bord. Daarmee zetten we de grotere afgeronde projecten in de etalage, om stil te staan bij wat we samen hebben bereikt.

Zo krijgt het prioriteren prioriteit

Onze werkwijze blijft zich ontwikkelen. Ik had eerder al geprobeerd om zonder externe hulp een teamtraject op te starten. Maar het helpt dat Renata en Aart veel ervaring hebben. Ze laten ons nadenken over het vak. En zo’n extern traject is dwingender: je moet naar de bijeenkomsten en je huiswerk voorbereiden. Zo krijgt het prioriteren prioriteit.